PROSEDUR NEW NORMAL | Implementasi Jasa Event Organizer

Situasi Pandemi COVID-19 yang melanda secara global, pada akhirnya membentuk kehidupan Normal Yang Baru atau diistilahkan dengan NEW NORMAL ini menuntut perubahan perilaku yang mengacu pada protokol kesehatan.
Dalam pelayanan jasa EO MICE, terutama untuk penanganan jasa outing, outbound, meeting, gathering, penyelenggara EO dituntut senantiasa ber inovasi terkait adaptasi prosedur NEW NORMAL yang mengacu pada protokol kesehatan seperti :

1. MENCUCI TANGAN
2. HINDARI MENYENTUH WAJAH
3. MENERAPKAN ETIKA BATUK DAN BERSIN
4. GUNAKAN MASKER
5. JAGA JARAK SOSIAL

PROTOKOL KESEHATAN BIDANG EO MICE

Protokol kesehatan terkait penyelenggaraan event ini diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.01.07/MENKES/382/2020 tentang Protokol Kesehatan bagi Masyarakat di Tempat dan Fasilitas Umum dalam Rangka Pencegahan dan Pengendalian Corona Virus Disease 2019 (COVID-19).

Dalam aturan itu dijabarkan, penyelenggaraan event yang dimaksud adalah seminar, konferensi nasional maupun internasional, perjalanan insentif, konferensi, dan pameran.

Penyelenggaraan event/pertemuan merupakan sebuah kegiatan yang bertujuan untuk mengumpulkan orang-orang di satu tempat, melakukan serangkaian aktivitas yang teratur untuk memperoleh suatu informasi atau menyaksikan suatu kejadian. Jenis-jenis penyelenggaraan event atau kegiatan seperti penyelenggaraan seminar, konferensi nasional maupun internasional, perjalanan insentif, konferensi dan pameran. Kegiatan ini berpotensi terjadinya penularan COVID-19 karena mengumpulkan orang dalam waktu dan tempat yang sama.

Untuk itu perlu dilakukan upaya pencegahan penularan COVID-19 dengan penerapan protokol kesehatan yang diatur di bawah ini. Terhadap event atau kegiatan tertentu yang secara khusus protokol kesehatannya telah diatur maka mengacu pada protokol kesehatan tersebut.
Bagi Pengelola/Penyelenggara/Pelaku Usaha

1. Memperhatikan informasi terkini serta himbauan dan instruksi pemerintah pusat dan pemerintah daerah terkait COVID-19 di wilayahnya. Informasi secara berkala dapat diakses pada laman https://infeksiemerging.kemkes.go.id, www.covid19.go.id, dan kebijakan pemerintah daerah setempat.
2. Memastikan seluruh pekerja/tim yang terlibat memahami tentang pencegahan penularan COVID-19.
3. Memasang media informasi di lokasi-lokasi strategis untuk mengingatkan pengunjung/peserta agar selalu mengikuti ketentuan jaga jarak minimal 1 meter, menjaga kebersihan tangan dan kedisiplinan penggunaan masker.
4. Menyediakan fasilitas cuci tangan pakai sabun yang memadai dan mudah diakses oleh pekerja/peserta /pengunjung.
5. Menyediakan hand sanitizer di area pertemuan/kegiatan seperti pintu masuk, lobi, meja resepsionis/registrasi, pintu lift dan area publik lainnya.
6. Jika pertemuan dilakukan di dalam ruangan, selalu menjaga kualitas udara di ruangan dengan mengoptimalkan sirkulasi udara dan sinar matahari, serta melakukan pembersihan filter AC.
7. Melakukan pembersihan dan disinfeksi secara berkala (paling sedikit tiga kali sehari) terutama pada pegangan pintu dan tangga, kursi, meja, mikrofon, tombol lift, pintu toilet dan fasilitas umum lainnya.
8. Larangan masuk bagi pengunjung/peserta/petugas/pekerja yang memiliki gejala demam, batuk, pilek, nyeri tenggorokan, dan/atau sesak napas.
9. roses pelaksanaan kegiatan:

a) Pre-event/sebelum pertemuan

1. Tetapkan batas jumlah tamu/peserta yang dapat menghadiri langsung pertemuan/event sesuai kapasitas venue.
2. Mengatur tata letak (layout) tempat pertemuan/event (kursi, meja, booth, lorong) untuk memenuhi aturan jarak fisik minimal 1 meter.
3. Sediakan ruang khusus di luar tempat pertemuan/event sebagai pos kesehatan dengan tim kesehatan.
4. Menyebarkan informasi melalui surat elektronik/pesan digital kepada pengunjung/peserta mengenai protokol kesehatan yang harus diterapkan saat mengikuti kegiatan seperti menggunakan masker, menjaga jarak minimal 1 meter, cuci tangan pakai sabun dengan air mengalir atau menggunakan hand sanitizer dan etika batuk dan bersin.
5. Reservasi/pendaftaran assessment dan mengisi form self risiko COVID-19 secara online (form 1), jika hasil self assessment terdapat risiko besar maka tidak diperkenankan mengikuti acara pertemuan/kegiatan. 
6. Pembayaran dilakukan secara daring (online).
7. Untuk peserta/pengunjung dari negeri, penerapan cegah keberangkatan/kedatangan luar daerah/luar tangkal penyakit saat mengikuti ketentuan protokol kesehatan peraturan yang berlaku.
8. Memastikan pelaksanaan dilakukan oleh semua pihak yang terlibat dalam kegiatan tersebut termasuk pihak ketiga (vendor makanan/vendor sound system dan kelistrikan/vendor lainnya yang terkait langsung.
9. Menyediakan alat pengecekan suhu di pintu masuk bagi seluruh pengunjung/peserta/pekerja/pihak lain yang terlibat.
10. Mempertimbangkan penggunaan inovasi digital dan teknologi untuk mengintegrasikan pengalaman virtual sebagai bagian dari acara/event.
11. Menginformasikan kepada peserta untuk membawa peralatan pribadi seperti alat sholat, alat tulis dan lain sebagainya.
12. Menyiapkan rencana/prosedur kesehatan, mitigasi paparan dan evakuasi darurat yang sesuai dengan pertemuan/event yang direncanakan.

b) Ketibaan tamu/peserta

1. Memastikan semua yang terlibat dalam kegiatan tersebut dalam kondisi sehat dengan melakukan pengukuran suhu tubuh di pintu masuk. Apabila ditemukan suhu > 37,3 derajat C (2 kali pemeriksaan dengan jarak 5 menit), maka tidak diperkenankan masuk ke acara pertemuan/kegiatan.
2. Memastikan semua yang terlibat tetap menjaga jarak minimal 1 meter dengan berbagai cara, antara lain seperti penerapan prosedur antrian, memberi tanda khusus di lantai, membuat jadwal masuk pengunjung dan dibagi-bagi beberapa gelombang atau pengunjung diberi pilihan jam kedatangan dan pilihan pintu masuk, pada saat memesan tiket, dan lain sebagainya.
3. Menyiapkan petugas di sepanjang antrian untuk mengawasi aturan jaga jarak, pakai masker, sekaligus sebagai pemberi informasi kepada pengunjung/peserta.

c) Saat tamu/peserta berada di tempat pertemuan/event

1. Jika menggunakan tempat duduk, kursi diatur berjarak 1 meter atau untuk kursi permanen dikosongkan beberapa kursi untuk memenuhi aturan jaga jarak.
2. Tidak meletakkan item/barang yang ada di meja tamu/peserta dan menyediakan item/barang yang dikemas secara tunggal jika memungkinkan seperti alat tulis, gelas minum dan lain-lain.
3. Tidak dianjurkan untuk menyelenggarakan event dengan model pengunjung/penonton berdiri (tidak disediakan tempat duduk) seperti kelas festival dikarenakan sulit menerapkan prinsip jaga jarak.
4. Penerapan jaga jarak dapat dilakukan dengan cara memberikan tanda di lantai minimal 1 meter.
5. Jika menyediakan makan/minum yang disediakan diolah dan disajikan secara higienis. Bila perlu, anjurkan tamu/peserta untuk membawa botol minum sendiri, disediakan dengan sistem konter/stall dan menyediakan pelayan yang mengambilkan makanan/minuman.
6. Bila mungkin, pengunjung disarankan membawa alat makan sendiri (sendok, garpu, sumpit).

d) Saat tamu/peserta meninggalkan tempat pertemuan/event

1. Pengaturan jalur keluar bagi tamu/peserta agar tidak terjadi kerumunan seperti pengunjung yang duduk di paling belakang atau terdekat dengan pintu keluar diatur keluar terlebih dahulu, diatur keluar baris per baris, sampai barisan terdepan dan lain-lain.
2. Memastikan proses disinfeksi meja dan kursi serta peralatan yang telah digunakan tamu/peserta dilakukan dengan tingkat kebersihan yang lebih tinggi.
3. Memastikan untuk menggunakan sarung tangan dan masker saat melakukan pekerjaan pembersihan dan saat menangani limbah dan sampah di tempat pertemuan.
4. Melakukan pemantauan kesehatan tim/panitia/ penyelenggara.

ARTIKEL BLOG :